智能密集柜无序存放，有序管理，高度智能化。在整个档案存取的过程中，具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，并每列相关液晶显示屏一清晰显示，并发出提示信号，档案员可根据提示信号择优进行存取工作;在存/取档过程中密集架终端将相关信息发送给主控电脑。在档案存放(还库)时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序、方便快捷，提高工作效率，达到高度智能化。

智能密集柜从一定意义上来说可以看作是手动密集架的的升级版，由电脑智能控制系统代替了传统的人力，档案的存取更加地方便和人性化。九大智能化操作系统实现了有效的满足使用者的需求。用户可以通过系统直观的看到档案的放置情况，存取更加地智能方便，实现了档案的无序存放，有序管理。可以说智能密集架相对于手动密集架是一种更加节省时间、使用也更加智能化的办公家具。

板材是影响智能密集柜价格的基本要素，密集柜都是为了存放档案或资料、图书等，那么就必须考虑到密集柜的承重问题，例如搁板的板材太薄，长期受到压力会产生严重的变形，影响密集架的正常使用功能。一般来说，智能密集柜的设计承重应该按照A4纸每层全部放满的总重量来计算，这样的话，承重应该在80kg/层左右，那么至少应该采用1.0mm以上厚的板材。而有些厂家密集架报价是按采用比较薄的(0.7~0.9mm)板材，然后报一个比较低的价格，客户还以为价格便宜，其实板材成本低，密集架承重标准有时达不到要求，使用起来会出问题。