无论时代如何进步，档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色，档案数字化主要是围绕着信息本身、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。传统的档案馆能够很好的保护档案信息，并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此，所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致，都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是，数字档案馆的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善，确保档案效益得到充分的发挥。

数字城建档案馆实质上是一个有大量信息的系统，通过对各类信息的整合，档案数字化即对数字化的档案数据进行采集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，并能从海量信息数据库中提取有价值的信息，　以满足社会各方面对档案信息资源的需要。其来源和采集范围包括：传统城建档案馆的馆藏、立档单位的文件材料、有档案性质的行业、专题信息资源库和互连网上具有档案价值的信息等。它包括ASCII的文本文件、图形文件、栅格图像文件、影像文件、声音文件等数据形式，并分别建立存贮在数据库中。数字城建档案馆还具有鲜明的地理信息特征，　它可以通过地理信息系统技术建立地理信息数据库，开发档案管理信息系统，为城市规划建设管理的现代化提供办公决策的依据。

数字城建档案馆的建设目标是建成一个可扩展的网络应用系统，档案数字化可以实现系统办公、系统办公、内部网站与外部网站办公、城建档案馆与平行单位、上级主管部门以及建设单位的协同办公等功能，涵盖城建档案的数字化加工、数字资源管理、　电子档案信息的采集、处理、存储、组织、利用等全过程。作为城市建设管理信息系统，可以采用信息技术、人工智能等多种技术与手段，如计算机网络与通讯技术、3S技术、数据的远程访问、数据仓库、数据挖掘、数据交换、超级链接技术等，并以分布式数据库方式存储分散于各种载体、不同地理位置的城建档案信息资源，通过网络将它们互相连接，从而提供及时的数据交换与管理、信息利用等，实现城建档案信息资源共享。