人事档案数字化脱离传统档案馆的数字档案馆是理想化的。传统档案馆的馆藏经验做法都为数字档案馆所应用,并不会因为数字档案馆的出现而被时代所淘汰。无论是纸质档案,还是音像资料,即使都以数字化方式存在,其实体也依旧会被妥善保管。
人事档案数字化无论时代如何进步,档案馆从始至终都在担任着信息传递者的角色,主要是围绕着信息本身、档案馆、用户这三者之间进行循环开展的。传统的档案馆能够很好的保护档案信息,并提供给用户们使用。数字档案馆亦是如此,所有的工作流程基本与传统档案馆保持一致,都需要进行档案信息的采集、归纳、整理、保管和利用。但是,数字档案馆的优点是可以对这种传递结构进行更深入的优化与完善,确保档案效益得到充分的发挥。
人事档案数字化存储数字化,档案柜架消失。这包括档案的数字化采集和数据库建设。档案数字化采集指使用的数字设备,将实物与声像档案中的图文,转化为数字化信息,实现档案采集的目标;数据库建设则是用数据库将收集和编码的档案数据存储和管理起来。概括起来就是档案生产资料的智能化。
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