在联合共建的基础上,统一的标准与规范也是建设人事档案整理的不可或缺的条件之一。如果没有统一的标准与规范,各档案机构之间互不兼容、各自为政,势必会造成重复建设现象严重,极大的浪费资源。所以,只有运用统一的标准与规范,才能实现各机构档案信息资源内容的互操作与交换、长期管理与使用,才能提高资源库的制作质量与用户服务效果,大程度上实现资源共享。
人事档案整理的信息资源建设有时需要对网络信息进行采集,而网络信息资源具有产生速度快、数量大、信息发生源不稳固、未经鉴定等特点,此时,必须要遵循科学性原则,对其去粗取精,去伪存真,从而保证归档信息的效用与价值。此外,档案信息与图书资料的显著区别是其具有一定的保密性,因此在力求档案信息系统性与用户需求的满足时,要充分考虑到档案的安全保密特质,对资源库采取一定的技术手段,对不同密级的档案资源设定相应的访问权限。
“人事档案整理”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。
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