提高电话使用率，每一个办公位都可以配置一个分机号码，可以直接找到相关人员。拥有电脑话务语音，可直拨分机号码，节省时间提高办公效率。分机权限控制，进一步节省电话费用。部分机型可以在PC在对程控电话交换机进行实时控制，话单实时查询，适合酒店、宾馆、旅馆等。可以自动使用经济路由，拨打国内、国际IP长途电话时自动使用经济IP电话。经理秘书对功能，可以轻松过滤掉骚扰电话。

电话交换机是一种特殊用途的用户交换机。它有若干电话机共用外线，适用于机关、团体、中小企业等单位，也可以用于住宅和秘书电话。集团电话交换机不需要专职的话务员和维护人员，每部都可以通过指示灯了解整个系统的工作情况。当外线呼入时，可由任意一部话机应答，并可以转给所需的被叫。任何一部话机要呼外线时，只要按下代表空闲外线的相应键，即可拨号呼叫外线。程控交换机，全称为存储程序控制交换机（与之对应的是布线逻辑控制交换机，简称布控交换机），也称为程控数字交换机或数字程控交换机。通常专指用于电话交换网的交换设备，它以计算机程序控制电话的接续。程控交换机是利用现代计算机技术，完成控制、接续等工作的电话交换机。程控交换机适用于通信运营商等组件大型公用的基础电话网络。

传统意义上的程控交换机与IP电话在物理琏路上是不同的，程控交换机的内部分机可分为单线普通模拟电话，单线数字电话，双线数模混合电话。外线接入有模拟，数字，等方式。IP电话是通过网络通讯的一种设备，通过某些协议登陆到互联网相应的语音平台进行通话。 现在的电话交换机中也增加的IP通讯的功能，就是在传统的交换机中加入IP资源硬件，构架成IP语音平台，可以让IP电话登陆到电话交换机中用交换机上的外线资源打外线，也可以将电话交换机连到公司内网或互联网中，这样只要你在能访问到这台交换机的任何地方都可以用IP话机。应用较多是不同地点的公司通过组网的方式将不同的交换机连在一个网络中，这样只要用自已帐号密码登陆到自己的公司话机上就可以代像自己在原来公司一样办公了。