简单点说： 1、充分利用外线：数条或多条外线可以分配给数十、上百个办公室（或个人）使用； 2、转接电话：外线电话打进来可通过分机转接，而不用跑来跑去接电话或来回找人接电话； 3、控制电话费用：可根据需要，限制各部分机拨打国际、国内长话、市话或只能打内部电话； 4、过滤无用电话：经理可先让秘书接听、过滤电话，经理只听需要的电话； 5、控制私人电话：可设计通话限时或强插监听，约束私人电话；等等。

程控交换机与集团电话在应用上有以下几方面的区别：1、应用场合：集团电话一般的应用场合为办公通讯，以满足正常的工作与内部通讯的使用。而交换机则考虑能在本地或异地进行多级联式的互为通讯，除语音外可附加软硬件，实现数据通讯服务，其应用场合相当广泛，能为大集团企业提供异地分公司组建企业中大型内部通讯网络。 2、功能方面：主要体现在组网方面，交换机在功能上往往要强于集团电话设备，一般电话区局所采用的设备称为大型局用交换机。在用户交换机上有与各个区局间的联网接口，这样从一个电话局打入另一个电话局或打往国内国际的电话可实现自动切换，不必由人工去接线。集团电话功能主要适应于办公通讯，其设计功能解决方案主要考虑平时办公常用需要的一些功能。 3、容量大小方面：交换机与集团电话容量在门数有一定的区别。一般集团电话设备门数较小，特别是在外线上其容量不多；交换机则门数较大，接入外线容量较多，且外线与内线的数量基本能满足任意配置的选择。

电话交换机电话交换机是一种特殊用途的用户交换机。它有若干电话机共用外线，适用于机关、团体、中小企业等单位，也可以用于住宅和秘书电话。 集团电话交换机不需要专职的话务员和维护人员，每部都可以通过指示灯了解整个系统的工作情况。当外线呼入时，可由任意一部话机应答，并可以转给所需的被叫。任何一部话机要呼外线时，只要按下代表空闲外线的相应键，即可拨号呼叫外线。